Mua sắm, sửa chữa tài sản tại UEH
Quý Thầy/Cô thực hiện trên Hệ thống quản lý tài sản https://taisan.ueh.edu.vn/, quy trình xử lý cụ thể:
Bước 1: Tạo phiếu yêu cầu mua sắm (tiếp nhận tài sản được cho tặng), dịch vụ, vật tư, công cụ, dụng cụ vệ sinh, văn phòng phẩm, nước uống, nhiên liệu...; Sửa chữa; Bảo trì; Chuyển trả (tài sản) trên phần mềm quản lý tài sản (https://taisan.ueh.edu.vn/).
Bước 2: Thẩm định yêu cầu
- Ban lãnh đạo các đơn vị có yêu cầu sẽ thẩm định trên phần mềm để xác nhận yêu cầu;
- Nếu yêu cầu có liên quan đến máy móc thiết bị, dịch vụ CNTT; Phòng CSVC sẽ chuyển yêu cầu này qua email cho phòng CNTT thẩm định và lập phiếu Phiếu bảo trì, sửa chữa thiết bị CNTT UEH;
- Phòng CSVC xác nhận và lập tờ trình xin phê duyệt chủ trương của Ban Giám hiệu. Trường hợp yêu cầu có giá trị trên 5 tỷ đồng, Phòng CSVC phải lập thêm tờ trình xin chủ trương của Hội đồng trường.
Bước 3: Phê duyệt yêu cầu
- Đối với tài sản dưới 5 tỷ đồng:
+ Giấy đề nghị Mua sắm tài sản, dịch vụ, sửa chữa; Yêu cầu trang thiết bị, dụng cụ, công cụ, văn phòng phẩm, nước uống, nhiên liệu (in trên phần mềm Quản lý tài sản);
+ Tờ trình xin chủ trương (in trên phần mềm Quản lý tài sản) trình Ban Giám hiệu;
- Đối với tài sản trên 5 tỷ đồng:
+ Giấy đề nghị mua sắm tài sản, dịch vụ, sửa chữa; Yêu cầu trang thiết bị, dụng cụ, công cụ, văn phòng phẩm, nước uống, nhiên liệu (in trên phần mềm Quản lý tài sản);
+ Tờ trình xin phê duyệt chủ trương trình Hội đồng trường;
+ Quyết định phê duyệt chủ trương của Hội đồng trường;
+ Tờ trình xin chủ trương (in trên phần mềm Quản lý tài sản) trình Ban Giám hiệu;
Bước 4: Tiến hành mua sắm, sửa chữa
- Phòng CSVC sẽ tiến hành mua sắm, sửa chữa tài sản, tài sản, dịch vụ trang thiết bị, dụng cụ, công cụ, văn phòng phẩm, nước uống, nhiên liệu… theo quy trình mua sắm, sửa chữa;
- Trên phần mềm Quản lý tài sản sẽ lập Phiếu nhận hàng; Phiếu xuất kho; Biên bản giao nhận;
Bước 5: Tạo mã số; Điều chuyển tài sản
- Trên phần mềm quản lý tài sản (G5120) sẽ tạo mã số đánh mã, in nhãn tài sản;
- Trường hợp trả tài sản: Điều chuyển tài sản về kho (G5152).
- Mã số tài sản: được lấy tự động từ hệ thống phần mềm
Bước 6: Lưu Hồ sơ tài sản
- Trên phần mềm quản lý tài sản: sau khi hoàn tất các bước 1-5, dữ liệu tài sản sẽ được cập nhật trên hệ thống quản lý chung UEH, đồng thời dữ liệu tài sản của đơn vị yêu cầu được cập nhật cho đơn vị; cập nhật hồ sơ bản chụp lưu hệ thống (Phòng CSVC quản lý)
- Các đơn vị yêu cầu lưu trữ: Hồ sơ tài sản: Biên bản bàn giao TS (bản chụp, hồ sơ kỹ thuật TS (Hướng dẫn sử dụng, Giấy bảo hành, …)
- Hồ sơ mua bán, thanh quyết toán chi phí liên quan đến việc phát sinh tài sản (theo quy trình mua sắm, sửa chữa hàng hóa… Phòng TC-KT lưu trữ
Bước 7: Kiểm kê tài sản
- Trên phần mềm quản lý tài sản, các đơn vị sẽ tạo phiếu kiểm kê tài sản hằng năm theo quy định, thông báo của UEH;
- Đơn vị sử dụng TS và Phòng CSVC, phòng TC-KT thực hiện kiểm kê thực tế; trình duyệt BGH, Hội đồng kiểm kê hằng năm kiểm tra đối chiếu.
Bước 8: Trả TS
- Trên phần mềm quản lý tài sản, Đơn vị sử dụng thực hiện phiếu trả tài sản khi hết nhu cầu sử dụng. Trưởng đơn vị xác nhận và hoàn trả chuyển TS về đơn vị quản lý TS UEH (phòng CSVC) nhập kho và theo dõi, quản lý TS.
Thông tin liên hệ:
Mr. Tấn An
ĐT: 38231597 ext(15)
DĐ: 0903.66.83.66
Email: an@ueh.edu.vn