Quy trình quản lý tài sản UEH
Bước 1: Tạo phiếu yêu cầu mua sắm (tiếp nhận tài sản được cho tặng), dịch vụ, vật tư, công cụ, dụng cụ vệ sinh, văn phòng phẩm, nước uống, nhiên liệu...; Sửa chữa; Bảo trì; Chuyển trả (tài sản) trên phần mềm quản lý tài sản (taisan.ueh.edu.vn).
Bước 2: Thẩm định yêu cầu
- Ban lãnh đạo các đơn vị có yêu cầu sẽ thẩm định trên phần mềm để xác nhận yêu cầu;
- Nếu yêu cầu có liên quan đến máy móc thiết bị, dịch vụ CNTT; Ban Quản trị hạ tầng (bộ phận CSVC) sẽ chuyển yêu cầu này qua email cho Ban Quản trị hạ tầng (bộ phận CNTT) thẩm định và lập phiếu Phiếu bảo trì, sửa chữa thiết bị (trang 2 của phiếu đề nghị);
- Ban Quản trị hạ tầng xác nhận và lập tờ trình xin phê duyệt chủ trương của Ban Giám đốc UEH. Trường hợp yêu cầu có giá trị trên 5 tỷ đồng, Ban Quản trị hạ tầng phải lập thêm tờ trình xin chủ trương của Hội đồng đại học.
Bước 3: Phê duyệt yêu cầu
- Đối với tài sản dưới 5 tỷ đồng:
+ Giấy đề nghị Mua sắm tài sản, dịch vụ, sửa chữa; Yêu cầu trang thiết bị, dụng cụ, công cụ, văn phòng phẩm, nước uống, nhiên liệu (in trên phần mềm Quản lý tài sản);
+ Tờ trình xin chủ trương (in trên phần mềm Quản lý tài sản) trình Ban Giám đốc UEH;
- Đối với tài sản trên 5 tỷ đồng:
+ Giấy đề nghị mua sắm tài sản, dịch vụ, sửa chữa; Yêu cầu trang thiết bị, dụng cụ, công cụ, văn phòng phẩm, nước uống, nhiên liệu (in trên phần mềm Quản lý tài sản);
+ Tờ trình xin phê duyệt chủ trương trình Hội đồng đại học;
+ Quyết định phê duyệt chủ trương của Hội đồng đại học;
+ Tờ trình xin chủ trương (in trên phần mềm Quản lý tài sản) trình Ban Giám đốc UEH;
Bước 4: Tiến hành mua sắm, sửa chữa
- Ban Quản trị hạ tầng sẽ tiến hành mua sắm, sữa chữa tài sản, tài sản, dịch vụ trang thiết bị, dụng cụ, công cụ, văn phòng phẩm, nước uống, nhiên liệu… theo quy trình mua sắm, sửa chữa;
- Trên phần mềm Quản lý tài sản sẽ lập Phiếu nhận hàng; Phiếu xuất kho; Biên bản giao nhận;
Bước 5: Tạo mã số; Điều chuyển tài sản
- Trên phần mềm quản lý tài sản (G5120) sẽ tạo mã số đánh mã, in nhãn tài sản;
- Trường hợp trả tài sản: Điều chuyển tài sản về kho (G5152).
- Mã số tài sản: được lấy tự động từ hệ thống phần mềm
Là một dãy các chữ số dùng để phân định tài sản, hàng hóa, ấn phẩm… Tập hợp gồm nhiều mã số tài sản gọi là Danh mục mã số tài sản.
Quy ước, mã số tài sản gồm 2 nhóm số: 
Trong đó:
- Cụm số 1: là mã số phân loại tài sản. Mã số này được tạo sẵn theo quy ước tại mục 4.1.2;
- Cụm số 2: gồm 3 chữ số là số thứ tự của tài sản.
Mã số phân loại tài sản:
Là một nhóm các chữ số tạo sẵn theo quy ước phân loại tài sản, được chia làm 3 nhóm là: Chủng loại, loại, khoản. Mã số phân loại tài sản được tạo sẵn cho một số chủng loại, loại, khoản tài sản thông dụng. Tập hợp gồm nhiều mã số phân loại tài sản gọi là Danh mục mã số phân loại tài sản.
Trong trường hợp có phát sinh tăng tài sản chưa có mã số phân loại tài sản, Ban Quản trị hạ tầng sẽ tạo thêm và cập nhật vào hệ thống dữ liệu.
Quy ước, mã số phân loại tài sản gồm 3 nhóm số như sau: 
Trong đó:
- Cụm số 1: gồm 3 chữ số biểu thị chủng loại tài sản;
- Cụm số 2: gồm 2 chữ số biểu thị loại tài sản;
- Cụm số 3: gồm 2 chữ số biểu thị khoản tài sản.
Bước 6: Lưu Hồ sơ tài sản
- Trên phần mềm quản lý tài sản: sau khi hoàn tất các bước 1-5, dữ liệu tài sản sẽ được cập nhật trên hệ thống quản lý chung UEH, đồng thời dữ liệu tài sản của đơn vị yêu cầu được cập nhật cho đơn vị; cập nhật hồ sơ bản chụp lưu hệ thống (Ban Quản trị hạ tầng quản lý)
- Các đơn vị yêu cầu lưu trữ: Hồ sơ tài sản: Biên bản bàn giao TS (bản chụp, hồ sơ kỹ thuật TS (Hướng dẫn sử dụng, Giấy bảo hành, …)
- Hồ sơ mua bán, thah quyết toán chi phí liên quan đến việc phát sinh tài sản (theo quy trình mua sắm, sửa chữa hàng hóa… Ban Tài chính - Kế hoạch đầu tư lưu trữ
Bước 7: Kiểm kê tài sản
- Trên phần mềm quản lý tài sản, các đơn vị sẽ tạo phiếu kiểm kê tài sản hằng năm theo quy định, thông báo của UEH;
- Đơn vị sử dụng TS và Ban Quản trị hạ tầng, Ban Tài chính - Kế hoạch đầu tư thực hiện kiểm kê thực tế; trình duyệt Ban Giám đốc UEH, Hội đồng kiểm kê hằng năm kiểm tra đối chiếu.
Bước 8: Trả TS
- Trên phần mềm quản lý tài sản, Đơn vị sử dụng thực hiện phiếu trả tài sản khi hết nhu cầu sử dụng. Trưởng đơn vị xác nhận và hoàn trả chuyển TS về đơn vị quản lý TS UEH (Ban Quản trị hạ tầng) nhập kho và theo dõi, quản lý TS.
Thông tin liên hệ:
Ms. Kim Yến
ĐT: 38.231.597 (ext.18)
DĐ: 0903.838.809
Email: yennk@ueh.edu.vn