Tổ chức hội nghị, hội thảo trong nước và quốc tế tại UEH
I. Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo tại UEH
Bước 1: Đăng ký tổ chức hội thảo
- Chậm nhất 03 tháng trước ngày dự kiến tổ chức, đơn vị chủ trì dùng email UEH thực hiện đăng ký hội thảo: qlkh.ueh.edu.vn/Đăng ký hội thảo
+ Tên hội thảo
+ Quy mô
+ Mục đích tổ chức hội thảo
+ Keynote speakers
+ Chủ đề hội thảo
+ Thời gian tổ chức
+ Địa điểm tổ chức
+ Đối tác phối hợp tổ chức
+ Chương trình dự kiến
+ Kế hoạch tổ chức hội thảo
+ Dự toán kinh phí
+ Nguồn kinh phí: Từ UEH/Thu hội thảo/Tài trợ khác
-Đơn vị quản lý (Ban NCPT-GKTC) rà soát nghĩa vụ báo cáo sau hội thảo của các hội thảo trước.
Bước 2: Đơn vị quản lý duyệt cho phép tổ chức hội thảo
- Đơn vị quản lý (Ban NCPT-GKTC) sau khi rà soát nghĩa vụ báo cáo sau hội thảo của các hội thảo trước và thấy đạt yêu cầu sẽ tiến hành duyệt cho phép tổ chức hội thảo
Bước 3: Thông tin hội thảo được tích hợp vào website hội thảo UEH
- Thông tin hội thảo trên platform qlkh.ueh.edu.vn/Đăng ký hội thảo sẽ được hệ thống tự động tích hợp vào website hội thảo UEH (conference.ueh.edu.vn)
- Đơn vị quản lý (Ban NCPT-GKTC) phân quyền cho đơn vị chủ trì cập nhật thông tin hội thảo vào website hội thảo UEH
- Hệ thống sẽ gửi email đến đơn vị chủ trì thông báo cập nhật thông tin hội thảo vào website hội thảo UEH
Bước 4: Đơn vị chủ trì nhập thêm thông tin hội thảo vào website hội thảo UEH
Trong vòng 05 ngày làm việc, đơn vị chủ trì dùng email đã được đơn vị quản lý phân quyền để cập nhật thêm thông tin về hội thảo tại website hội thảo UEH
Bước 5: Tổ chức hội thảo
Đơn vị chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức hội thảo theo tờ trình/kế hoạch/dự toán đã được phê duyệt. Nếu có nhu cầu đơn vị chủ trì có thể tạm ứng kinh phí tổ chức hội thảo
Bước 6: Đơn vị quản lý theo dõi tiến độ và đôn đốc việc báo cáo
-Đơn vị quản lý (Ban NCPT-GKTC) theo dõi tiến độ tổ chức hội thảo và đôn đốc việc báo cáo công tác tổ chức hội thảo
- Hệ thống gửi email nhắc đơn vị chủ trì báo cáo kết quả hội thảo sau khi hội thảo kết thúc 01 tuần
- Hệ thống gửi email yêu cầu đơn vị chủ trì hoàn thành báo cáo kết quả sau khi hội thảo kết thúc 02 tuần
Bước 7: Báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo trên platform
- Trong vòng 04 tuần sau khi hội thảo kết thúc, đơn vị chủ trì thực hiện báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo trên platform: qlkh.ueh.edu.vn:
1. thông tin chung về hội nghị, hội thảo
a. Tên hội nghị, hội thảo
b. Mục đích hội nghị, hội thảo
c. Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo
d. Nội dung, chương trình và công tác tuyên truyền của hội nghị, hội thảo
e. Người chủ trì và đồng chủ trì (nếu có)
f. Cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức (cả phía Việt Nam và nước ngoài)
g. Thông tin về báo cáo viên
h. Thành phần tham dự, số lượng, cơ cấu thành phần đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài
i. Tổng kinh phí (gồm kinh phí từ ngân sách nhà nước, do nước ngoài tài trợ, do nguồn khác)
2. Kết quả hội nghị, hội thảo
a. Kết quả hội nghị, hội thảo
b. Đánh giá ưu điểm, hạn chế
c. Những vướng mắc, vấn đề phát sinh trong hội nghị, hội thảo đã hoặc chưa được xử lý (nếu có)
d. Các văn bản, tuyên bố được ký kết hoặc đưa ra tại hội nghị, hội thảo (nếu có)
3. Đề xuất, kiến nghị (nếu có)
Bước 8: Quyết toán kinh phí hội thảo
-Đơn vị chủ trì cập nhật file kỷ yếu hội thảo lên ”conference.ueh.edu.vn”;
- Phòng Tài chính kế toán kiểm tra giấy tờ và thực hiện thanh quyết toán kinh phí hội thảo
II. Căn cứ pháp lý:
- Quyết định số 631/QĐ-ĐHKT-NCPTGKTC ngày 29/2/2024 ban hành quy định tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo khoa học tại Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh
Thông tin liên hệ:
- TS. Lê Hoàng Yến Khanh - Chuyên viên Ban Nghiên cứu - Phát triển và Gắn kết toàn cầu (59C Nguyễn Đình Chiểu, Q.3, TP. HCM)
- Email: khanhlhy@ueh.edu.vn
- Điện thoại: 028. 38 274 991