Đăng ký lịch tuần, phòng họp
1. Giới thiệu
Nhằm phục vụ nhu cầu đăng ký lịch trình, tổ chức sự kiện và nhu cầu sử dụng phòng họp trong tuần, UEH cho ra mắt tính năng “Đăng ký lịch tuần, phòng họp” trên trang chủ Portal UEH
2. Đối tượng sử dụng
Viên chức, người lao động tại các đơn vị thuộc/trực thuộc UEH
3. Dịch vụ này được sử dụng khi nào, ở đâu
Các cá nhân/đơn vị có nhu cầu phải thực hiện đăng ký thông qua trang chủ Portal UEH trước ít nhất 03 ngày làm việc. Trong trường hợp có nhu cầu sử dụng phòng đột xuất, các đơn vị trực tiếp liên hệ với viên chức phụ trách Văn phòng đại học sau khi đã hoàn tất việc đăng ký
4. Quy định, cơ sở thực hiện
Quy định số 1811/QyĐ-ĐHKT-VP ngày 08/8/2019 về Quản lý và sử dụng hệ thống Văn phòng điện tử của Trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh
5. Quy trình/Hướng dẫn
1. Đăng nhập và truy cập tới mục “Đăng ký lịch”
- Bước 1: Truy cập địa chỉ https://ueh.edu.vn, chọn UEHer để đăng nhập vào trang cá nhân (bằng Account UEH hoặc Email UEH).
- Bước 2: Chọn mục “Lịch làm việc”, chọn tiếp “Đăng ký lịch” để chuyển qua giao diện đăng ký lịch tuần và ghi chú.
2. Xem danh sách phòng trống
Có 2 cách để xem danh sách phòng còn trống trước khi đăng ký lịch tuần.
- Cách 1: Sau khi bấm vào mục “Đăng ký lịch”, giao diện đăng ký lịch sẽ hiển thị. Để xem danh sách những phòng trống trước khi đăng ký, click chọn vào menu “LỊCH CÔNG TÁC”, tiếp đó click chuột chọn vào menu “Xem phòng trống”.
- Cách 2: Tại giao diện xem “Lịch công tác” trong trang chủ portal UEH, chọn nút “Theo phòng” (Nút này chỉ xuất hiện khi tài khoản được phân quyền đăng ký lịch tuần).
Cả 2 cách trên đều hiển thị ra giao diện xem lịch công tác theo danh sách phòng. Thầy/Cô có thể xem chi tiết lịch công tác theo phòng bằng cách chọn vào từng ô trong bảng.
3. Đăng ký lịch tuần
Sau khi chọn “Đăng ký lịch” tại bước 2 của mục 1, chọn vào mục “ĐK Lịch tuần” trong menu “LỊCH CÔNG TÁC”. Giao diện đăng ký lịch sẽ hiển thị.
Trong đó những mục trong lịch có ý nghĩa như sau:
- Làm việc từ: Đây là thời gian bắt đầu của cuộc họp, tọa đàm,… của lịch cần đăng ký.
- Làm việc tới: Thời gian kết thúc dự kiến của cuộc họp (Hệ thống lịch tuần dựa vào thời gian kết thúc này để cho phép những người đăng ký lịch sau có thể đăng ký vào phòng hiện tại hay không. Hệ thống sẽ báo trùng lịch nếu Thầy/Cô đăng ký vào một phòng đang có cuộc họp diễn ra mà chưa tới thời gian kết thúc).
- Nội dung (trên website): Đây sẽ là nội dung hiển thị trên website portal UEH khi lịch đăng ký của Thầy/Cô được duyệt. Để tag thành phần tham dự của lịch, thay vì gõ thủ công bằng tay như trước kia thì giờ đây Thầy/Cô sẽ gõ {ueh} vào mục thành phần tham dự. Hệ thống sẽ tự lấy danh sách người được tag từ mục “Thành phần dự” phía dưới, theo thứ tự từ trên xuống dưới để thay thế vào lịch tuần cho các Thầy/Cô.
- Nội dung (Google Calendar): Đây là nội dung được hiển thị trên google calendar khi lịch được duyệt, toàn bộ người tham dự được tag tên sẽ được mời tham gia lịch này.
- Nội dung (send SMS): Nếu cần gửi SMS thông báo, Thầy/Cô điền vào mục này. Khi lịch tuần được duyệt thì SMS sẽ được gửi cho danh sách thành phần dự phía dưới (Thường mục này chỉ điền khi cuộc họp rất quan trọng và cần thiết).
- Chủ trì: Người chủ trì, cơ quan hoặc đơn vị chủ trì cuộc họp.
- Thành phần dự: Đây chính là danh mục tag cho thành phần tham dự cuộc họp đã nêu ở ví dụ phía trên. Để tag một viên chức trong trường, Thầy/Cô gõ tên viên chức cần tag, sau khi hệ thống gợi ý và thầy cô chọn được viên chức cần tag, nhấn nút Enter để thêm vào danh mục tag phía dưới. Ngoài ra, hệ thống sẽ ưu tiên hiển thị tên viên chức được tag theo thứ tự từ trên xuống dưới. Để thay đổi thứ tự xuất hiện, Thầy/Cô chọn vào 1 viên chức trong danh mục đã được tag tên sau đó chọn nút “Lên trên” hoặc “Xuống dưới” để sắp xếp lại thứ tự. Để xóa một viên chức khỏi danh sách tag, Thầy/Cô chọn tên viên chức trong danh sách tag sau đó chọn nút “Xóa tag”.
- Địa điểm: Thầy/Cô chọn địa điểm diễn ra cuộc họp tại một phòng ban trong danh sách phòng hoặc chọn “Khác” để gõ vào một địa điểm diễn ra cụ thể ngoài trường vào ô phía dưới.
- Hiển thị trên website: Nếu tích chọn vào đây thì lịch sẽ được hiển thị trên website khi được duyệt (một số lịch đặc biệt sẽ không cần hiển thị trên website).
- Hiển thị ở mục Trường: Nếu là lịch riêng của một phòng ban, đơn vị thì bỏ tích chọn phần này. Lịch riêng của phòng ban mặc định sẽ không hiển thị trên lịch tuần, người xem lịch muốn xem phải bấm vào nút mở rộng phía trên cùng bên phải khi xem lịch.
Sau khi điền đầy đủ những thông tin đã nêu ở trên. Thầy/Cô nhấn nút Insert ở góc dưới cùng bên trái để đăng ký lịch.
Lưu ý: Trong quá trình đăng ký có thể lịch sẽ bị trùng, Thầy/Cô vui lòng kiểm tra kỹ danh sách phòng trống ở hướng dẫn phía trên trước khi đăng ký.
4. Cập nhật và xóa lịch tuần
Tại danh sách lịch tuần đã đăng ký trước đó trong mục “ĐK Lịch tuần”.
Thầy/Cô chọn nút “Select” tại một lịch cụ thể muốn cập nhật sau đó kê khai lại thông tin lịch như phần đăng ký phía trên.
Thầy/Cô chọn nút “Delete” tại một lịch cụ thể khi muốn xóa.
5. Đăng ký ghi chú
Sau bước Đăng nhập và truy cập mục “Đăng ký lịch”, Tại menu “LỊCH CÔNG TÁC”, Thầy/Cô chọn “ĐK Ghi chú”. Sau khi chọn “ĐK Ghi chú” giao diện đăng ký ghi chú sẽ hiển thị.
Những mục trong đăng ký ghi chú có ý nghĩa như sau:
- Tuần: Đây chính là tuần mà Thầy/Cô muốn đăng ký ghi chú. Chỉ cần chọn một ngày bất kỳ trong tuần muốn đăng ký, ghi chú sẽ tự động hiển thị tất cả các ngày trong tuần đó khi được duyệt.
- Phòng ban: Đăng ký ghi chú này của phòng ban nào hiện tại trong trường, Thầy/Cô có thể chọn “Khác” sau đó đánh tên một đơn vị cụ thể ngoài trường nếu không có trong danh mục chọn.
- Nội dung: Đây là nơi điền nội dung ghi chú mà Thầy/Cô muốn đăng ký. Nội dung này sẽ hiển thị phía dưới cùng của lịch công tác xuyên suốt toàn bộ ngày trong tuần đăng ký.
- Sắp xếp: Đây là thứ tự ưu tiên hiển thị trên lịch tuần. Tùy mức độ quan trọng của ghi chú khác nhau mà người duyệt lịch tuần có thể điều chỉnh lại cho phù hợp (Trường này dạng số 1,2,3,4,…).
Sau khi điền đầy đủ thông tin Thầy/Cô nhấn nút “Insert” ở góc dưới cùng bên trái để đăng ký ghi chú.
6. Cập nhật và xóa ghi chú
Tương tự như lịch tuần tại phần 4, Thầy/Cô chọn nút “Select” để vào mục cập nhật của ghi chú hoặc chọn “Delete” để xóa ghi chú.
Lưu ý: Văn phòng đại học có thể điều chỉnh phòng khác với đăng ký của cá nhân/đơn vị sử dụng phòng kể cả khi đăng ký đã được duyệt nhằm nhằm phù hợp với tình hình thực tế và đảm bảo phục vụ hiệu quả nhất cho hoạt động của UEH.
Các cá nhân/đơn vị có thể lựa chọn phòng trùng với đăng ký của cá nhân/đơn vị khác nếu phòng được đăng ký đang trong quá trình chờ duyệt, việc bố trí phòng cuối cùng do Văn phòng đại học quyết định trên cơ sở trao đổi, thống nhất với cá nhân/đơn vị đăng ký. Nếu cá nhân/đơn vị có nhu cầu thay đổi phòng sau khi đã được duyệt, liên hệ trực tiếp với viên chức phụ trách Văn phòng đại học để được bố trí phòng phù hợp với mục đích sử dụng.