Đề nghị cấp số, chữ ký, con dấu cho các văn bản

1. Giới thiệu 

Nhằm thực hiện việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước; đồng thời tăng cường việc phát hành văn bản điện tử, UEH hướng dẫn đơn vị thực hiện quy trình cấp số, chữ ký, trình duyệt ký số văn bản đi (trừ văn bản mật) và phát hành văn bản điện tử.

2. Đối tượng sử dụng

Các đơn vị thuộc/trực thuộc UEH và các cá nhân có liên quan đến việc vận hành, quản lý và sử dụng hệ thống Văn phòng điện tử (E-Office UEH). 

3. Dịch vụ này được sử dụng khi nào, ở đâu

Việc cấp số, chữ ký, con dấu sử dụng cho các văn bản của Trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh

4. Quy định, cơ sở thực hiện

Quy định số 1811/QyĐ-ĐHKT-VP ngày 08/8/2019 về Quản lý và sử dụng hệ thống Văn phòng điện tử của Trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh

Theo Hướng dẫn 895/HD-ĐHKT-VP ngày 09/5/2022 về việc ký số trên hệ thống Văn phòng điện tử (E-Office UEH).

 5. Quy trình/Hướng dẫn

+ Quy trình cấp số, ký số, con dấu trên E-Office UEH

- Bước 1: Truy cập địa chỉ https://ueh.onlineoffice.vn/, để đăng nhập vào trang (bằng Account UEH hoặc Email UEH).

- Bước 2. Việc cấp số, ký số, con dấu văn bản được thực hiện trên hệ thống E-Office UEH như sau:

- Người soạn thảo vào E-Office sử dụng chức năng “Giao việc” Tạo mới văn bản nội bộ” để tạo văn bản đi, tải lên file Word và gửi cho Văn thư.

- Văn thư thực hiện kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và cấp số, ngày, tháng, năm văn bản (Nếu cần cần chỉnh sửa văn bản, Văn thư liên hệ trao đổi thông tin với người soạn thảo).

- Người soạn thảo vào mục “Văn bản đi của tôi” để xem số, ngày, tháng, năm đã được cấp và ghi vào file Word văn bản.

Chuyển đổi văn Word sang định dạng PDF và tải lên E-Office. Chọn chức năng Trình ký để chuyển văn bản đến lãnh đạo đơn vị, Ban Giám hiệu UEH.

- Trường hợp Ban Giám hiệu UEH ký: Lãnh đạo đơn vị vào E-Office xem xét nội dung văn bản và duyệt để trình Ban Giám hiệu.

- Trường hợp lãnh đạo đơn vị ký Thừa lệnh, Thừa ủy quyền, Ký thay: Lãnh đạo đơn vị tải văn bản xuống và gắn chữ ký số cá nhân bằng phần mềm ký số của Ban Cơ yếu Chính phủ (hình ảnh chữ ký). Tải văn bản đã ký số lên E-Office.

Nếu không đồng ý nội dung văn bản lãnh đạo đơn vị cho ý kiến chỉnh sửa, bổ sung. Người soạn thảo chỉnh sửa và trình ký lại văn bản.

- Ban Giám hiệu UEH vào E-Office xem xét nội dung văn bản và ký số cá nhân bằng phần mềm ký số của Ban Cơ yếu Chính phủ (hình ảnh chữ ký) hoặc chuyển cho Thư ký thực hiện ký số. Tải văn bản đã ký số lên E-Office.

- Nếu không đồng ý nội dung văn bản: Ban Giám hiệu UEH cho ý kiến chỉnh sửa, bổ sung văn bản. Người soạn thảo thực hiện chỉnh sửa văn bản và trình ký lại từ bước 2.4.

- Văn thư tải xuống văn bản đã ký số cá nhân, sử dụng phần mềm ký số của Ban Cơ yếu Chính phủ thực hiện ký số dấu UEH. Tải văn bản đã ký số lên E-Office để người soạn thảo văn bản thực hiện phát hành.

Bước 3. Phát hành văn bản

- Người soạn thảo sử dụng chức năng “Phát hành” của E-Office để gửi văn bản điện tử cho cá nhân thuộc UEH hoặc tải văn bản điện tử xuống để gửi cho đơn vị, cá nhân ngoài UEH qua email.

- Nếu cần phát hành văn bản giấy, người soạn thảo thực hiện in văn bản đã được ký số của cá nhân ra giấy (tại bước 2.4, 2.5) và chuyển Văn thư đóng dấu của UEH để tạo bản chính văn bản giấy.

Trong quá trình thực hiện nếu cần trao đổi thông tin hoặc hỗ trợ vui lòng liên hệ:

Lương Ngọc Tú, Phòng Công nghệ thông tin, số điện thoại: 0982536717, email: tuln@ueh.edu.vn

Phan Thị Giang Hương, Văn phòng trường, điện thoại: 0988176304, email: gianghuong@ueh.edu.vn.

Bạn còn thắc mắc cần hỗ trợ, để UEH trả lời cho bạn nhé!