Danh mục

Quy định về việc hướng dẫn viết bài, đưa tin và quản lý hệ thống website 03 bậc UEH

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Mục tiêu

Quy định này được ban hành nhằm thống nhất và chuẩn hóa hoạt động viết bài, đưa tin và quản lý nội dung trên hệ thống website 03 bậc của Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (UEH), với các mục tiêu cụ thể sau:

Bảo đảm thông tin được cập nhật kịp thời, chính xác, đầy đủ và đồng bộ trong toàn hệ thống;
Nâng cao chất lượng thông tin, bảo vệ hình ảnh và thương hiệu UEH trên môi trường số;
Tối ưu hóa nguồn lực truyền thông thông qua việc sử dụng hiệu quả nhân lực, sản phẩm truyền thông và các kênh thông tin của UEH; tăng cường phối hợp giữa các đơn vị nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả trong quản lý, biên tập và phát hành tin bài;
Tổ chức và quản lý dữ liệu truyền thông một cách khoa học, thống nhất và dễ truy xuất, phục vụ công tác tổng hợp, báo cáo, xếp hạng đại học và quản trị dữ liệu trong toàn hệ thống;
Phát triển và vận hành thống nhất hệ thống Website 03 bậc, bảo đảm sự liên thông và cập nhật đồng bộ giữa các bậc website, góp phần nâng cao hiệu quả truyền thông và hình thành nền tảng dữ liệu truyền thông chung của UEH;
Xác lập quy trình phối hợp và phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các đơn vị trong việc sản xuất nội dung và vận hành kỹ thuật website.

Điều 2: Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi áp dụng:

Quy định này được áp dụng cho:

Toàn bộ quy trình soạn thảo nội dung, biên tập, phê duyệt, đăng tải và cập nhật thông tin (tin, bài, sự kiện, hình ảnh, video) trên hệ thống website 03 bậc của UEH;
Công tác quản trị, vận hành kỹ thuật các website 03 bậc của UEH;
Phối hợp giữa các đơn vị liên quan trong công tác truyền thông và quản lý hệ thống website.

2. Đối tượng áp dụng:

Các đơn vị thuộc UEH sở hữu website trực thuộc hệ thống web 3 bậc, có nhu cầu đăng tải tin, bài viết, sự kiện, hình ảnh, video trên hệ thống Website 03 bậc, bao gồm:

Các Ban chức năng, đơn vị trực thuộc Đại học;
Các Trường thành viên: Trường Kinh doanh UEH, Trường Kinh tế, Luật và Quản lý Nhà nước UEH, Trường Công nghệ và Thiết kế UEH, Trường Tài năng UEH.ISB và các Phân hiệu: UEH Mekong, UEH Nexus Nha Trang;
Các tổ chức chính trị - xã hội trong UEH;
Các Khoa, Viện, Trung tâm, trực thuộc các Trường thành viên và Phân hiệu.

Ban Truyền thông và Phát triển đối tác (DCP): Quản lý nội dung, định hướng truyền thông thương hiệu;
Ban Quản trị hạ tầng: Vận hành, bảo trì, bảo mật và duy trì sự ổn định của hệ thống Website 03 bậc.

Điều 3: Giới thiệu chung về hệ thống Website 03 bậc UEH

Đây là một hệ thống được thiết lập nhằm liên kết và chia sẻ thông tin giữa các website thuộc UEH. Hệ thống Website 03 bậc bao gồm:

Website bậc 1: Portal UEH, Cổng tuyển sinh;
Website bậc 2: Website của các đơn vị chức năng trực thuộc UEH; Website các Trường thành viên và Phân hiệu, website các tổ chức chính trị - xã hội trong UEH;
Website bậc 3: Website cấp Khoa, Viện, Trung tâm, trực thuộc các Trường thành viên và Phân hiệu.

Được vận hành theo 02 mô hình kỹ thuật:

Mô hình 1: Portal UEH, website bậc 2 và bậc 3 sử dụng chung hệ thống quản trị nội dung (admin web 3 bậc). Các website trong hệ sinh thái UEH cùng sử dụng một nền tảng quản trị thống nhất. Việc đăng tải và cập nhật tin bài được thực hiện trên cùng một hệ thống, cho phép nội dung được liên thông giữa Portal UEH và website của các đơn vị theo danh mục đã thiết lập.
Mô hình 2: Website bậc 2, bậc 3 hoạt động độc lập, chỉ kết nối mục tin tức với Portal UEH thông qua API. Website của đơn vị được vận hành bằng hệ thống riêng. Nội dung do đơn vị quản lý độc lập, đồng thời có cơ chế liên kết để chuyển tin bài sang Portal UEH khi có nhu cầu hiển thị, bảo đảm sự thống nhất về thông tin trong toàn hệ sinh thái.

Điều 4. Nguyên tắc chung

Thông tin đăng tải trên hệ thống Website 03 bậc phải bảo đảm tính chính xác, minh bạch, kịp thời và tuân thủ pháp luật Việt Nam cùng các quy định nội bộ của UEH.
Nội dung phải được trình bày thống nhất theo nhận diện thương hiệu UEH, bao gồm tên gọi, hình ảnh, bố cục, định dạng và phong cách truyền thông.
Bài viết, hình ảnh, video và các tài nguyên truyền thông phải tuân thủ đầy đủ quy định về bản quyền, sở hữu trí tuệ, và các đơn vị chịu trách nhiệm về tính pháp lý của nội dung đăng tải.
Các đơn vị được phân quyền có trách nhiệm cập nhật và kiểm duyệt nội dung theo đúng quy trình UEH ban hành.
Việc quản lý và vận hành hệ thống phải tuân thủ các yêu cầu về bảo mật, an toàn thông tin và an ninh mạng.
Hoạt động viết bài, đưa tin và quản trị hệ thống Website 03 bậc phải bảo đảm sự phối hợp thống nhất và trách nhiệm giải trình giữa các đơn vị trong toàn hệ thống.

II. HƯỚNG DẪN VIẾT BÀI, ĐƯA TIN

Điều 5. Quy chuẩn phân loại và yêu cầu cấu trúc tin bài

1. Quy chuẩn phân loại tin tức và sự kiện

Tin tức phân loại theo:

Không bắt buộc (1 trong 5 danh mục: Cuộc sống UEH, Khoa học - Góc nhìn chuyên gia, Báo chí viết về UEH, Tuyển sinh - Hướng nghiệp, Tin tức nổi bật);
Bắt buộc (Hạng mục bền vững SDGs): File hướng dẫn phân loại xem tại LINK

Sự kiện bắt buộc phân loại theo hạng mục bền vững SDGs (xem hướng dẫn phân loại chi tiết tại LINK)

2. Cấu trúc tin bài theo từng nhóm nội dung

Cấu trúc		Tin bài nội bộ	Tin bài thương hiệu học thuật
Tin tức	Tiêu đề	Tối đa 35 chữ (chứa cụm từ khóa chính)	- Tối đa 35 chữ (chứa cụm từ khóa chính) - Từ khóa có tính thời sự, thu hút
	Mô tả	- Tối đa 100 chữ; - Chứa cụm từ khóa chính; - Thông tin chính, thời gian, đơn vị tổ chức, mục đích.	- Tối đa 100 - 150 chữ; - Chứa cụm từ khóa chính; - Khơi gợi vấn đề, dẫn dắt đến chủ đề và giá trị đóng góp của nghiên cứu.
	Nội dung chính	- Tối đa 700 - 800 chữ; - Chứa cụm từ khóa chính, từ khóa mở rộng; - Khuyến khích có phát biểu Lãnh đạo - Tập trung trả lời 5W1H (What/Where/When/Who/Why/How).	- Tối đa 1200 - 2500 chữ; - Chứa cụm từ khóa chính, từ khóa mở rộng; - Tính cấp thiết của đề tài; - Đối tượng nghiên cứu; - Vấn đề, kết quả nghiên cứu; - Đối với nội dung quá dài, có thể tách thành từng đoạn nhỏ.
	Kết bài	Tối đa 100 chữ, kết luận kèm khuyến nghị hoặc lời kêu gọi hành động.	- Tác động, ý nghĩa; - Giải pháp (Đóng góp về lý thuyết/ Hàm ý quản trị).
	Ảnh đại diện, Background Hình ảnh, video trong bài	- Mục Tin tức (kích thước nhỏ): 500 × 333 px - Mục Tin tức (kích thước lớn): 1499 x 600 px - Hình ảnh trong bài: 800 x 533 px (hoặc dài tùy ý) - Video: 1920 x 1080 px, dung lượng dưới 10Mb	Hình ảnh chất lượng, thể hiện được nội dung cần minh họa Hình ảnh gắn watermark UEH
Sự kiện		- Tối đa 300 - 350 chữ - Thời gian, địa điểm, lời kêu gọi hành động - Tập trung trả lời 5W1H (What/Where/When/Who/Why/How) - Phần mô tả nêu thời gian, địa điểm - Ảnh đại diện sự kiện tiếng Việt: 1793 × 972 px - Ảnh đại diện sự kiện tiếng Anh: 1499 × 600 px, 288 × 156 px

III. QUY TRÌNH ĐĂNG TIN, KIỂM DUYỆT VÀ XỬ LÝ KỸ THUẬT

Điều 6. Cơ chế vận hành hệ thống

Đối với web bậc 1 - Portal UEH: Được quyền quản lý trang bậc 1, 2, bậc 3

Đăng bài trên web bậc 1 và đẩy tin xuống web bậc 2, 3;
Duyệt và đăng tin từ web bậc 2, 3 đưa lên Portal.

Đối với web bậc 2: Được quyền quản lý trang bậc 2, 3

Đăng bài trên web bậc 2 và đẩy tin xuống web bậc 3;
Duyệt và đăng tin từ web bậc 3 đưa lên web bậc 2;
Chọn danh mục hiển thị tin từ web bậc 2,3 đưa lên Portal;
Chỉ được quyền đăng và không có quyền duyệt và public đối với tin web bậc 1.

Đối với web bậc 3: Được quyền quản lý trang bậc 3

Đăng bài trên web bậc 3;
Chọn danh mục hiển thị tin từ web bậc 3 lên web bậc 2 và Portal;
Chỉ được quyền đăng và không có quyền duyệt và public đối với tin web bậc 1, 2.

Điều 7. Thời gian đăng tin mới theo loại sự kiện

Loại sự kiện	Thời gian đăng bài kể từ khi sự kiện kết thúc	Ghi chú
Sự kiện cấp UEH, có sự tham gia của Ban Giám đốc UEH	Trong vòng 24h	Bao gồm sự kiện lớn công bố ra báo chí, các hoạt động hợp tác quốc tế, hội thảo quốc tế, quốc gia, lễ ký kết, khai giảng, tốt nghiệp, Họp Hội đồng trường…
Sự kiện lớn cấp đơn vị thành viên, phân hiệu, khoa/viện/trung tâm	Trong vòng 72h (3 ngày)	Các sự kiện cấp khoa, viện, trường thành viên, cần có ý nghĩa nổi bật và đóng góp vào SDGs
Sự kiện nội bộ, sinh hoạt chuyên môn, workshop nội bộ	Trong vòng 120h (5 ngày) nếu có nhu cầu truyền thông	Hoạt động đóng góp vào SDGs

Điều 8. Quy trình đăng tải tin bài trên hệ thống Website 03 bậc

1. Quy trình đối với các website sử dụng chung hệ thống admin web 03 bậc

1.1. Quy trình đăng tin mới

- Bước 1: Truy cập hệ thống

Đăng nhập tại https://news-admin.ueh.edu.vn/ → Sử dụng email đã được cấp quyền bởi Ban Quản trị hạ tầng

- Bước 2: Chọn chức năng đăng tin

Chọn mục Tin tức - Sự kiện → Nhấn “Thêm mới”

- Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin bài viết

Danh mục hiển thị: Chọn đúng danh mục thuộc website của đơn vị. Trường hợp muốn hiển thị trên website khác trong cùng hệ thống admin, thực hiện theo danh sách danh mục tại LINK

Lưu ý: Việc chọn đúng danh mục là yêu cầu bắt buộc để bảo đảm tin hiển thị đúng kênh.

Tiêu đề bài viết
Mô tả bài viết
Hình ảnh đại diện

Mục Tin tức (kích thước nhỏ): 500 × 333 px
Mục Tin tức (kích thước lớn): 1499 × 600 px
Mục Sự kiện (Tiếng Việt): 1793 × 972 px
Mục Sự kiện (Tiếng Anh): 288 x 156 px, 1499 × 600 px

Hạng mục bền vững SDGs (xem hướng dẫn phân loại SDGs tại LINK)
Thời gian đăng bài

- Bước 4: Đăng bài

Sau khi kiểm tra đầy đủ thông tin → Nhấn “Đăng bài”

Cách hiển thị tin giữa các website:

Tin từ Portal UEH hiển thị sang web bậc 2, 3:

Website bậc 2, 3 sử dụng chung admin: tin hiển thị ngay, không cần duyệt.
Website bậc 2, 3 không dùng chung admin (kết nối API):
- Hệ thống gửi email thông báo đến admin đơn vị
- Tin được chuyển xuống dưới dạng bản nháp
- Admin đơn vị kiểm tra, chỉnh sửa (nếu cần) và duyệt công khai

Tin từ web bậc 2, 3 hiển thị lên Portal UEH:

Admin Portal nhận thông báo qua email
Tin tự động chuyển vào khu vực “Tin chưa duyệt”
Admin Portal xem xét, chỉnh sửa (nếu cần) và duyệt hiển thị

1.2. Quy trình chỉnh sửa tin đã đăng

- Bước 1: Đăng nhập tại https://news-admin.ueh.edu.vn/ → Sử dụng email đã được cấp quyền

- Bước 2: Vào mục “Tin tức - Sự kiện” → Tìm bài cần chỉnh sửa → Nhấn biểu tượng chỉnh sửa

- Bước 3: Cập nhật nội dung (tiêu đề, mô tả, hình ảnh, danh mục hiển thị, SDGs, thời gian đăng…) → Nhấn Cập nhật

Luồng cập nhật sau chỉnh sửa:

Tin Portal hiển thị sang web bậc 2, 3:

Website dùng chung admin: Cập nhật ngay
Website kết nối API: Cập nhật ngay, không cần duyệt lại

Tin từ web bậc 2, 3 hiển thị lên Portal:

Admin Portal nhận thông báo
Tin chuyển vào khu vực “Tin chưa duyệt” để xem xét và duyệt lại

2. Quy trình đối với website bậc 2, bậc 3 hoạt động độc lập, kết nối Portal bằng API

2.1. Quy trình đăng tin mới

- Bước 1: Đăng bài tại website đơn vị

Đơn vị thực hiện đăng tải theo đúng quy định tại Chương II

- Bước 2: Gắn danh mục hiển thị trên Portal UEH (nếu có nhu cầu) và chọn hạng mục bền vững SDGs

Khi đăng bài, đơn vị gắn đúng danh mục hiển thị. Hệ thống căn cứ vào danh mục để chuyển tin đến Portal UEH.

Các danh mục hiển thị trên Portal gồm:

Cuộc sống UEH (219)
Khoa học - Góc nhìn chuyên gia (220)
Báo chí nói về UEH (221)
Tuyển sinh - Hướng nghiệp (222)
Sự kiện TV (138)
Sự kiện TA (265)
Tin tức TA (58)

Hạng mục bền vững SDGs (xem hướng dẫn phân loại SDGs tại LINK)

- Bước 3: Tiếp nhận và phê duyệt tại Portal UEH

Admin Portal nhận thông báo → Tin vào khu vực “Tin chờ duyệt” → Xem xét, chỉnh sửa (nếu có) và duyệt.

- Bước 4: Bổ sung hình ảnh

Đơn vị gửi hình ảnh về Ban Truyền thông và Phát triển Đối tác theo đúng kích thước:

Mục Tin tức (kích thước nhỏ): 500 × 333 px
Mục Tin tức (kích thước lớn): 1499 × 600 px
Mục Sự kiện (Tiếng Việt): 1793 × 972 px
Mục Sự kiện (Tiếng Anh): 288 x 156 px, 1499 × 600 px

- Bước 5: Đăng bài

2.2. Quy trình chỉnh sửa tin đã đăng

Đơn vị chỉnh sửa tin trên website của mình theo nhu cầu.

Trường hợp tin đang hiển thị trên Portal UEH:

Sau khi cập nhật, admin Portal sẽ nhận được thông báo.
Tin tự động chuyển vào khu vực Tin chờ duyệt.
Admin Portal xem xét, chỉnh sửa (nếu cần) và duyệt lại để hiển thị.

Điều 9. Quy trình kiểm tra và phê duyệt của tin bài website bậc 2/bậc 3 gửi đến admin Portal

- Bước 1. Kiểm tra và lọc tin chờ duyệt

Lọc danh sách để xem tin chờ duyệt

- Bước 2. Thực hiện phê duyệt và công khai tin bài

Chọn dấu ✓ tại tin cần duyệt → Nhấn Chọn duyệt → Phê duyệt

Điều 10. Quy định kỹ thuật bắt buộc khi đăng tin

1. Quy định về hình ảnh

Đặt tên ảnh theo tiêu đề tin, không dấu, có số thứ tự, tránh trùng ảnh
Tất cả ảnh phải có Watermark UEH theo đúng quy chuẩn nhận diện thương hiệu
Ảnh trong nội dung bài viết resize về chiều ngang 800px
Mỗi tin bài khuyến khích sử dụng không quá 10 ảnh trọng tâm và có chú thích từng ảnh;
Ảnh chính để ở khu vực nội dung bài viết, các ảnh còn lại để ở khu vực “Một số hình ảnh khác”;
Ảnh đại diện của bài viết phải tuân thủ đúng kích thước quy định theo từng loại nội dung

2. Quy định về văn bản và định dạng nội dung

Nội dung nhập vào phải xóa toàn bộ định dạng trước khi đưa vào hệ thống.
Gợi ý:
- Copy vào Notepad sau đó copy sang Admin, HOẶC
- Copy vào ô Mô tả rồi dán lại vào nội dung, HOẶC
- Dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift + V để paste không định dạng
Sau đó tiến hành định dạng lại trong Admin

3. Quy định về bảng biểu

Khi đăng bảng cần chỉnh theo quy cách sai: