Phối hợp tổ chức Lễ tốt nghiệp cho sinh viên ĐHCQ các khoa thuộc Trường Thành viên UEH
1. Giới thiệu
Căn cứ kế hoạch đào tạo trong năm, UEH sẽ tổ chức Lễ tốt nghiệp cho sinh viên ĐHCQ. Phòng Tổng hợp các trường thành viên phối hợp với các đơn vị chức năng UEH tổ chức Lễ trao bằng tốt nghiệp cho sinh viên các khoa thuộc trường.
2. Đối tượng sử dụng
Viên chức, người lao động UEH, sinh viên ĐHCQ.
3. Dịch vụ này được sử dụng khi nào, ở đâu
Khi sinh viên được công nhận tốt nghiệp và UEH có kế hoạch tổ chức Lễ tốt nghiệp.
4. Quy định, cơ sở thực hiện
Quyết định số 42/2007/QĐ-BGDĐT ngày 07/09/2017
Hướng dẫn tổ chức Lễ tốt nghiệp
5. Quy trình/Hướng dẫn
B1: Sau khi Phòng Đào tạo ban hành kế hoạch tổ chức Lễ tốt nghiệp, Phòng Tổng hợp Trường thành viên xây dựng kịch bản thống nhất chung cho các khoa thuộc TRƯỜNG THÀNH VIÊN;
B2: Phòng Tổng hợp Trường thành viên phối hợp công việc với các đơn vị:
- Phòng Đào tạo: Tổ chức sinh viên đăng ký dự lễ Tốt nghiệp , cung cấp danh sách sinh viên đăng ký dự lễ, thông báo thời gian sinh viên tập trung theo yêu cầu của Trường thành viên, quyết định công nhận tốt nghiệp, danh sách sinh viên xếp loại xuất sắc, giỏi,…;
- Phòng Marketing – Truyền thông: Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan để thống nhất nội dung chương trình và phương án thiết kế sân khấu buổi lễ, cung cấp ấn phẩm truyền thông mùa tốt nghiệp (clip, backdrop, templates,…), chụp hình và đưa tin Lễ tốt nghiệp, sản xuất video clip để phát trong chương trình - nếu có (dữ liệu do Phòng Đào tạo cung cấp);
- Phòng Cơ sở vật chất: bố trí hội trường, âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật, nước uống, hỗ trợ trình chiếu trên màn hình LED, …
- Văn phòng trường: chuẩn bị nội dung chúc mừng của đại diện Lãnh đạo Trường, trang trí sân khấu, hoa tặng đại biểu, lễ tân, bảo vệ an ninh, giữ xe;
- Phòng Chăm sóc và hỗ trợ người học: chuẩn bị lễ phục tốt nghiệp, chụp hình tân cử nhân, thực hiện các dịch vụ liên quan đến lễ Tốt nghiệp (đồ lưu niệm UEH...), công bố quyết định khen thưởng sinh viên đạt kết quả rèn luyện xuất sắc, giỏi, khá;
- Phòng Công nghệ thông tin: cập nhật ảnh sinh viên nhận bằng theo đợt danh sách;
- Các khoa: Lập danh sách đại diện lãnh đạo và giảng viên tham dự chương trình (trao bằng, dẫn chương trình, xướng tên, …), Điều phối chương trình theo kịch bản chung, Phụ trách dẫn chương trình, Đón tiếp đại biểu, khách mời, tuyển chọn và chịu trách nhiệm kiểm duyệt nội dung bài phát biểu của đại diện người học;
B3: Phòng Tổng hợp Trường thành viên chủ trì huy động sinh viên hỗ trợ, duyệt các tiết mục văn nghệ, chạy chương trình Lễ tốt nghiệp của từng khoa;
B4: Phòng Tổng hợp Trường thành viên chịu trách nhiệm chính tổ chức buổi lễ: tiếp đón đại biểu, ổn định sinh viên, điểm danh, phụ trách kỹ thuật, tham gia xướng tên.
B5: Phòng Tổng hợp Trường thành viên thực hiện quyết toán các khoản kinh phí với Phòng Tài chính – Kế toán.